Cellformat i Excel – introduktion

Excels cellformat bestämmer utseendet på cellen och hur den kommer att presentera sitt innehåll. Det vill säga att om cellen kommer att ha kantlinjer, bakgrundsfärg, teckenstorlek, antal decimaler mm.

Som en allmän regel gäller att man inte bör använda sig av alltför många format utan i stället försöka satsa på rena uppställningar. Och framför allt försöka att vara konsekvent med formaten genom hela arbetsboken. Om varje uppställning har olika format (färger, teckenstilar mm.) så kanske man försvårar mottagarens möjligheter att ta till sig presentationen.

(I nederkanten på videon kan du ändra från 360p till 720p HD, och sedan klicka upp i helskärmsformat för HD-kvalitet!)

Dialogrutan för Excels cellformat

Rutan för inställningar av valda cellformat får du fram via genvägen CTRL + 1 eller genom att högerklicka på aktuell cell/cellområde och välja “Format Cells” (som det heter i den engelskspråkiga versionen av Excel).

Talformat

Här bestämmer du hur talvärden (siffror) skall presenteras. Försök finna format som är enkla och effektiva. Ett inom ekonomi och redovisning vanligt nummerformat är

Number: Decimal places = 2
Use 1000 separator = Yes

Detta ger att Excel istället för 1000000000,4 presentar talet som 1.000.000.000,38 vilket ju är betydligt mer lättläst. Som du kan se innehöll cellen ett värde med två decimaler, vilket alltså inte framgår om man applicerar ett format med endast 1 decimal. Huruvida detta är väsentligt eller ej beror förstås på sammanhanget men det gäller att vara medveten om fenomenet.

Det finns några smarta genvägar för att formatera cellers talformat.

CTRL + SHIFT + ! = 2 decimaler/tusenavdelare
CTRL + SHIFT + % = procentformat
CTRL + SHIFT + # = datumformat

Textjustering (Alignment)

Excels funktion för textjustering möjliggör placering av cellens innehåll såväl i det vågräta planet som i det horisontella. Det sistnämnda är troligtvis den mest använda av de två, dvs vänster/center/högerjustering.

Enligt Excels grundinställningar placeras text vänsterställt medan tal skjuts ut till höger i cellen. Om en kolumn är bredare än dess innehåll så kan man visuellt förlora lite av koppling mellan en textrubrik och de värden som följer. Men å andra sidan så visar denna textjustering att rubriktexten är just en text och inget värde. Personligen förespråkar jag ändå att man i det här fallet använder sig av Excels textjustering och ser till att kolumnen har en och samma justering.

I exemplet nedan så borde alltså rubriken “Pris” vara justerad åt höger.

Teckensnitt

Var konsekvent i din användning av teckensnitt och teckentorlek. Kalkylbladet kan annars bli svåröverskådligt för andra användare av din Excelbok. T ex så kan ett teckensnitt som Times bli svårläst om mottagaren drar ned bladets zoom till 75%.

Kantlinjer

Excels kantlinjer är ett format som kan vara mycket användbart, t ex för att visuellt särskilja kolumnrubrik från efterföljande data. Det finns en snabb tangentbordsgenväg för att ta bort samtliga kantlinjer i det markerade området, CTRL + SHIFT + -.