Datumhantering i Excel: Effektiva datumberäkningar

Datumhantering i Excel är en vanlig uppgift för många användare. Oavsett om du vill skapa datum för kommande arbetsveckor eller beräkna skillnaden i månader mellan två datum, erbjuder Excel en mängd formler och verktyg som underlättar datumberäkningar.

💡 Ytterligare läsning
Om du arbetar med äldre filer kan det vara värt att kolla de uppdaterade funktionsnamnen för att undvika fel i dina beräkningar.

Så fungerar datum i Excel

I Excel är ett datum ett heltal som anger antalet dagar som har passerat sedan den 1 januari 1900. Talet 41 256 motsvarar till exempel den 13 december 2012, eftersom 41 256 dagar har passerat sedan detta referensdatum.

Cellens format avgör hur talet visas. Samma värde kan alltså visas som 41256 eller som ett läsbart datum, och det är bra att känna till för att data ska presenteras korrekt. I exemplet nedan står datumen i kolumn A och motsvarande heltal i kolumn B.

Skottårsbuggen i Excel

Excel behandlar år 1900 som ett skottår, vilket är en historisk felaktighet. Enligt den gregorianska kalendern (till skillnad från den julianska) är århundratalen skottår endast om de är jämnt delbara med 400. Den 29 februari 1900 fanns alltså aldrig. Buggen härstammar från tidigare programvaror och har kanske blivit en del av Excels historia.

Alternativ: 1904-systemet

Användare som arbetar med Mac kan ändra Excel så att datumserien börjar den 1 januari 1904. Det ger kompatibilitet med andra Mac-program. Du bör ändå undvika det här systemet om det inte är absolut nödvändigt.

Skriva in datum

Du kan skriva in datum i Excel på flera olika sätt, till exempel:

• 29-1-2012
• 29-1-12 (där året kan skrivas med två siffror)

Excel tolkar tvåsiffriga årtal på ett särskilt sätt: programmet tolkar 29 som 2029, medan 30 tolkas som 1930. Det är viktigt att vara medveten om detta för att undvika förvirring.

Genvägar för datum och tid

Om du behöver skriva in dagens datum snabbt kan du använda tangentbordsgenvägen:

• CTRL + SHIFT + ;

För att infoga den aktuella tiden kan du använda:

• CTRL + SHIFT + :

Dynamiska datum med TODAY (IDAG)

För dynamiska datum som ska uppdateras automatiskt varje dag kan du använda formeln =TODAY() (eller =IDAG() på svenska). Den ger dig dagens datum, och Excel uppdaterar det kontinuerligt.

Engelsk version	=TODAY()
Svensk version	=IDAG()

📚 Läs vidare
Förutom datumberäkningar kan du även skapa alfabetiska serier i Excel för att organisera data på nya sätt.

Formatera datum

Även om datum i Excel de facto representeras av heltal kan du enkelt formatera celler så att datumen visas på ett mer läsbart sätt. Högerklicka på cellerna och välj ”Format Cells” så kan du anpassa hur datumen presenteras.

💡 Ytterligare läsning
Med dessa datumkunskaper som grund blir det enklare att bygga ett visuellt projektschema som visar tidsåtgången för varje uppgift.

Läs mer om detta dialogfönster i artikeln Cellformat i Excel.

Bryta ut och bygga ihop datum

Bryta ut datumkomponenter

Med hjälp av formler kan du enkelt bryta ut delar av ett datum. Använd följande funktioner i Excel för att extrahera specifika datumkomponenter:

Engelsk version	=DAY()
Svensk version	=(DAG)

Engelsk version	=MONTH()
Svensk version	=(MÅNAD)

Engelsk version	=YEAR()
Svensk version	=(ÅR)

Bygga ihop ett datum av delar

Om du behöver sätta ihop olika datumkomponenter till ett komplett och korrekt datum kan du använda formeln =DATE(). Den skapar ett datum utifrån år, månad och dag. I exemplet nedan hämtar =DATE(A2;B2;C2) de tre delarna från varsin cell.

Engelsk version	=DATE()
Svensk version	=DATUM()

Beräkna tidsintervall

För att beräkna antalet dagar mellan två datum subtraherar du helt enkelt det ena datumet från det andra, till exempel =B2-A2. Excel returnerar då skillnaden i antal dagar mellan dem.

Månader och år med DATEDIF

Vill du i stället beräkna skillnaden i månader eller år mellan två datum använder du funktionen =DATEDIF(). Det tredje argumentet anger enhet, till exempel "m" för månader och "y" för år.

Obs! Funktionen är inte särskilt väl dokumenterad av Microsoft, men den är trots det mycket användbar för just dessa beräkningar.

I exemplet nedan visas både subtraktion och DATEDIF för samma två datum.

Engelsk version	=DATEDIF()
Svensk version	=DATEDIF()

📚 Läs vidare
Vill du bygga vidare på dina kunskaper kan du läsa mer om veckosummor med tid för att undvika konstiga resultat som ####.

Sammanfattning

Datumhantering i Excel är en ovärderlig färdighet som kan spara tid och förbättra din produktivitet. Genom att förstå hur datum fungerar och hur man använder formler och format kan du effektivt göra avancerade datumberäkningar.

Oavsett om du är nybörjare eller en erfaren användare, kommer dessa tips och tricks att hjälpa dig på vägen att börja utnyttja Excel till fullo.

Avslutande läsning

💡 Ytterligare läsning
Om du vill gå djupare in på kalenderberäkningar kan du även läsa om veckonummer enligt ISO 8601 i Excel.

💡 Ytterligare läsning
Om du vill skapa månadsbaserade datumserier kan du använda EOMONTH-formeln för att effektivisera arbetet.