Först publicerad: 2012-02-07

SUBTOTAL/DELSUMMA – filtrerade listor

Filtrering av listor i Excel är något som de flesta Excelanvändare ofta använder sig av. Nedan visas två olika sätt att summera kolumner på i filtrerade listor. Artikel påtalar också vissa faror som kanuppstå vid summering av filtrerade cellområden.

Lista i Excel med vanlig summaformel

Vi tänker oss följande lista i Excel:

Vi har i listan ett antal produkter med olika kvantiteter. Under kolumnen för antal finns en summaformel som summerar raderna 4 till 11. En helt vanlig lista i Excel med andra ord.

Sedan filtrerar någon kolumnen…

Nu tänker vi oss att någon (t.ex. en kollega som vi distribuerat Excelfilen till) applicerar ett filter på kolumnen Produkt.

Som du kan se i bilden ovan så summerar vår initiala summaformel fortfarande alla celler i rader 4 till 11, vilket i och för sig är korrekt – problemet är att summan med stor sannolikhet kommer att misstolkas.

Lösning: SUBTOTAL/DELSUMMA

I syfte att förekomma det fel som beskrivits ovan, dvs att ”fel” summa vissa vid filtrering i Excel, så kan vi använda oss av formeln SUBTOTAL (DELSUMMA på svenska). I nedanstående bild så återgår vi till ursprungsexemplet, dvs en ofiltrerad lista, men där vi även lägger till en summering via SUBTOTAL-formeln:

I fallet med en ofiltrerad lista i Excel så ger alltså SUM (SUMMA) och SUBTOTAL (DELSUMMA) samma utfall, i detta fallet 37 stycken produkter.

Om vi nu filtrerar listan på ”Droppen” så kommer formlerna att ge följande utfall:

Slutsatsen är enkel: SUBTOTAL-formeln visar ”rätt” summa vid filtrering. Observera att den vanliga summaformeln inte begår något fel i och med filtreringen – den är helt enkelt programmerad att summera alla ingående rader oavsett om de för tillfället visas eller ej.

Slutsats: SUM eller SUBTOTAL?

Som vi har sett ovan så har dessa två formler två olika sätt att arbeta på:

  • SUM (SUMMA): Summerar alla ingående celler oavsett om de visas eller ej
  • SUBTOTAL (DELSUMMA): Summerar alla ingående celler som för tillfället ej har filtrerats bort

Det viktigaste är nog att vara medveten om skillnaden mellan dessa två formler, samt att man förstår vad konsekvenserna blir. Som jag ser det kan man i princip alltid använda SUBTOTAL (DELSUMMA) vid den här typen av summeringar. Emellertid så är just den formeln något krångligare att skriva in än den vanliga summaformeln.

Fördjupning kring SUBTOTAL (DELSUMMA)

Som du sett ovan så ser SUBTOTAL-formeln ut enligt följande:

=SUBTOTAL(9;C4:C11)

Det första argumentet i formeln (dvs i föreliggande fall ”9”) styr vilken typ av beräkning som formeln kommer att utföra på efterföljande cellmatris. Just siffran 9 betyder att formeln summerar (och inte t.ex. räknar antalet poster) vilket också är den i särklass vanligaste tillämpningen av formeln.

SiffraArgument
1Average
2Count
4Max
5Min
9Sum

Vidare så kan nämnas att om du t ex trycker på knappen för AUTOSUM i en redan filtrerad lista så kommer Excel med automatik att lägga ut SUBTOTAL-formeln istället för den vanliga summaformeln.

Video som visar SUBTOTAL/DELSUMMA