Ett Gantt-schema är ett kraftfullt verktyg för projektledning som gör det möjligt att visuellt representera tidslinjer och uppgifter i ett projekt. Verktyget utvecklades av Henry Gantt (1861-1919) i början av 1900-talet och används idag i en mängd olika branscher för att effektivt planera och övervaka projekt. I den här artikeln går vi igenom hur du enkelt och effektivt skapar ett Gantt-schema i Excel.
Det Gantt-schema som jag visar i artikeln ser ut så här i sin färdiga version:
Schemat är, som vi strax kommer att se, en tillämpad variant av ett gammalt hederligt stapeldiagram. Metoden som beskrivs nedan kan till en början upplevas som lite svår, men när man har gjort det ett par gånger går det relativt fort. Dessutom kan du ha en grundmall för Gantt-schema liggande för framtida bruk.
Grunddata för Gantt-schemat
Som alltid måste vi ha bra grunddata innan vi sätter igång med ”förädling” i Excel. Grunddatan till vårt Gantt-schema ser ut så här:
Därefter skapar vi ett stapeldiagram
Markera indatan enligt bilden nedan och välj sedan ett stapeldiagram av typen ”Stacked bar”.
Du får upp ett initialt diagram som ser ut så här:
Högerklicka på diagrammet och välj ”Select data”. Markera ”Series 1” och klicka på ”Edit” längst till höger. Se bilden nedan:
I den lilla rutan som nu visas markerar du alla ”Koncept” i din grunddata:
Därefter klickar du på den ”andra” Edit-knappen, se bilden nedan:
Där markerar vi kolumnen med startdatum i vår grunddata:
Klicka sedan på ”Add” för att lägga till en ny serie (t ex ”Series 2”) där du markerar alla dagar i din grunddata:
Klicka sedan på ”OK” i rutan för ”Select data source”. Diagrammet bör nu se ut så här:
Nu återstår två små steg innan det hela verkligen ser ut som ett Gantt-schema. Först ska vi vända på y-axeln så att vi får ”kronologisk ordning nedåt”. Högerklicka på något av namnen på axeln (t ex ”Målformulering”) och välj ”Format Axis”:
Bocka för ”Categories in reverse order”:
Nu börjar Gantt-schemat ta verklig form:
Därefter vill vi göra de blå staplarna osynliga. Högerklicka på en blå stapel och välj ”Format data series”:
Välj ”No fill” enligt bilden nedan:
Slutresultat: Ett Gantt-schema i Excel
Efter lite avslutande uppsnyggning av diagramytan har vi nu till slut vårt Gantt-schema:
Uppsnyggning – kapa diagrammets axlar
Eventuellt får du ”tomrum” till vänster eller till höger om dina liggande staplar, se den röda linjen i bilden nedan. Det innebär att du har staplar som sträcker sig inom perioden juli–september, men diagrammet visar fler månader än så, till exempel april–december. Nedan visar jag hur du trollar bort detta ”tomrum” och på så sätt snyggar till ditt Gantt-schema.
För att trolla bort ”tomrummet” på datumaxeln måste vi helt enkelt beskära den. Högerklicka på axeln och välj ”Format Axis”. Där gäller det sedan att sätta ett minimumvärde, alltså det värde som axeln ska börja på. I exemplet i bilden ovan kan vi sätta den 2 mars 2012 som startdatum:
Det går inte att skriva in ett datum direkt, utan vi måste göra om vårt önskade datum till ett nummerformat:
2 mars 2012 = 40970
Det betyder 40970 dagar efter den 1 januari 1900. För att ta reda på det numeriska värdet av ett datum kan du först skriva in datumet i en cell. Därefter högerklickar du på cellen, väljer ”Format Cells” och anger formatet ”Number”.
Med denna lilla uppsnyggningsoperation kan vi bestämma exakt var datumaxeln ska börja respektive sluta.
Avslutande tankar
Efter att ha följt dessa steg bör du nu ha ett färdigt och funktionellt Gantt-schema i Excel. Tänk på att du kan spara schemat som en mall och använda den i framtida projekt, vilket sparar tid och gör planeringen mycket enklare. Med ett Gantt-schema kan du effektivisera din projektledning och se till att du håller tidsramarna.